Guia Completo: Como Proceder em Casos de Afastamento de Funcionários pelo INSS

Gerenciar uma equipe exige atenção constante às obrigações trabalhistas e previdenciárias. Quando um colaborador adoece ou sofre um acidente e precisa se afastar do trabalho, é comum surgirem dúvidas na gestão da empresa: A partir de quando o INSS assume? Quais documentos a empresa deve fornecer? Como fica o exame de retorno?

Para ajudar você a conduzir esse processo de forma correta, rápida e em conformidade com a legislação, preparamos este guia prático com tudo o que a sua empresa precisa saber.

1. Quando o afastamento passa a ser responsabilidade do INSS?

Pela legislação trabalhista (CLT e Leis Previdenciárias), os primeiros 15 dias de afastamento por incapacidade temporária são custeados e de responsabilidade da própria empresa. A partir do 16º dia, o pagamento e o suporte passam a ser do INSS (Auxílio-Incapaz Temporário / antigo Auxílio-Doença).

O afastamento pelo INSS ocorre em duas situações principais:

1. Atestado único superior a 15 dias: Quando o funcionário apresenta um único atestado médico com prazo direto maior que 15 dias.
2. Atestados fracionados (Soma de atestados): Quando o funcionário apresenta vários atestados referentes à mesma doença (ou CID correlato), cuja soma ultrapasse 15 dias dentro de um período de 60 dias.

💡 Dica da Dynamic para o seu RH/DP interno: Fique atento aos CIDs (código da doença) nos atestados! Se um funcionário entregar um atestado de 6 dias e, duas semanas depois, outro atestado de 10 dias com o mesmo CID, a soma dará 16 dias. A partir do 16º dia, ele deve ser encaminhado ao INSS.

2. Passo a Passo do Processo: Da Notificação ao Retorno

Para evitar erros na folha de pagamento e inconsistências nos envios do eSocial, siga este fluxo simplificado:

📍 Passo 1: Comunicação Imediata à Contabilidade

Assim que for identificado que o afastamento superará os 15 dias, a empresa deve informar imediatamente o setor de Departamento Pessoal da Dynamic Contabilidade, fornecendo a cópia do(s) atestado(s) e confirmando o Último Dia Trabalhado (DUT) do colaborador.

📍 Passo 2: Emissão da Declaração pela Contabilidade

Com base nos dados informados, a equipe da Dynamic Contabilidade emitirá a Declaração do Último Dia Trabalhado, documento oficial necessário para a perícia, e o enviará para a empresa entregar ao colaborador.

📍 Passo 3: Agendamento da Perícia

O agendamento da perícia médica previdenciária deve ser feito pelo próprio colaborador (ou com o auxílio do RH da empresa) através do telefone 135 ou pelo site/aplicativo MEU INSS.

3. O que o colaborador deve levar no dia da Perícia Médica?

No dia agendado para a perícia do INSS, o funcionário deve ter em mãos:

• Declaração do Último Dia Trabalhado: Fornecida pela Dynamic Contabilidade e assinada/carimbada pela empresa.
• Atestados, Exames e Laudos Médicos: Documentos originais e recentes informando diagnóstico, CID e o tempo estimado de recuperação.
• Documento oficial com foto e CPF.

4. Acompanhamento do Resultado e Exame de Retorno

Após a perícia, a empresa deve acompanhar o status junto ao funcionário:

1. Acompanhar a liberação: Confirmar se o benefício foi deferido (autorizado) pelo INSS e qual a data estipulada para o fim do afastamento.
2. Monitorar a alta: Acompanhar o caso até que o INSS dê a alta previdenciária e libere o funcionário para retornar.

⚠️ Exame Médico de Retorno ao Trabalho (Obrigatório)

Se o empregado esteve afastado por 30 dias ou mais (por motivo de doença ou acidente, ocupacional ou não), é obrigatório realizar o Exame Médico de Retorno ao Trabalho antes que ele reassuma suas funções. O médico do trabalho emitirá o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) confirmando a aptidão do trabalhador.

5. O que fazer se o funcionário se julgar apto para retornar sem liberação do INSS?

Em algumas situações, o colaborador se sente recuperado e deseja voltar ao trabalho antes do resultado do INSS ou do término da licença. Nesses casos, a empresa deve agir com cautela para evitar passivos trabalhistas (o chamado “limbo previdenciário”):

1. Laudo do Médico Assistente (Especialista): Deve ser solicitada uma liberação expressa do médico especialista que acompanhou o tratamento do colaborador.
2. Avaliação do Médico do Trabalho da Empresa: O funcionário deve ser examinado pelo Médico do Trabalho (PCMSO) da empresa. Se o médico do trabalho atestar que ele está apto, emitirá o parecer de liberação para retorno às atividades.
3. Avaliação Final do INSS: Mesmo com as liberações médicas particulares/ocupacionais, o INSS fará a análise do período para verificar se o afastamento foi devido e como ficará a quitação do benefício previdenciário.

6. Resumo das Responsabilidades: Empresa vs. Dynamic Contabilidade

💬 Conte com a Dynamic Contabilidade!

Ficou com alguma dúvida sobre como proceder em um caso específico de afastamento na sua empresa? Fale diretamente com a nossa equipe do Departamento Pessoal. Estamos aqui para garantir a segurança jurídica e a eficiência da sua gestão de pessoas!